Il nuovo provvedimento del Garante della Privacy sui programmi di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e sulla conservazione dei metadati
Il Garante della Privacy, con il provvedimento n. 642 del 21/12/2023, ha emesso indicazioni riguardanti l'utilizzo dei programmi e servizi informatici per la gestione della posta elettronica da parte dei datori di lavoro, sia pubblici che privati, venduti da fornitori in modalità cloud o as-a-service.
Il provvedimento è stato emesso in seguito a verifiche che hanno evidenziato il rischio che tali programmi possano raccogliere automaticamente e in modo generalizzato i metadati relativi all'utilizzo degli account di posta elettronica dei dipendenti, conservandoli per lunghi periodi.
Il Garante ha indicato le azioni che i datori di lavoro devono intraprendere per evitare trattamenti non conformi ai regolamenti sulla privacy:
- Verificare che i programmi consentano la modifica delle impostazioni per limitare la raccolta e conservazione dei metadati, estendendo il periodo massimo di conservazione a sette giorni, estensibili di ulteriori 48 ore in casi specifici, oppure cessando la raccolta.
- Se i programmi non consentono questa modifica, devono essere seguite le procedure previste dall'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, che richiedono un accordo sindacale o l'autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro per estendere il periodo di conservazione dei dati.
- È necessario garantire la trasparenza informando i lavoratori prima di iniziare il trattamento dei loro dati personali.
Il datore di lavoro potrebbe essere ritenuto responsabile in vari casi:
- Se non segue le procedure di garanzia previste dall'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori quando la conservazione dei dati supera i sette giorni.
- Se acquisisce informazioni personali o opinioni degli interessati attraverso i metadati della corrispondenza.
- Se i tempi di conservazione dei metadati non sono proporzionati alle finalità legittime.
- Se viola i principi di protezione dei dati, come quello della progettazione per impostazione predefinita e della responsabilizzazione.
Il provvedimento solleva problematiche organizzative per i datori di lavoro riguardo ai tempi necessari per stipulare un accordo sindacale, sottolineando che, durante questo periodo, i metadati non possono essere utilizzati.
Il Garante non si pronuncia sulle conseguenze per le aziende in caso di trattamento "eccessivo" durante questo periodo. La responsabilità del datore di lavoro rimane un'area di discussione aperta.
Per approfondire la lettura visita la pagina dedicata
Eventi in evidenza
IFRS Update 2024 - Hot Topics
Nell'ambito delle iniziative promosse da PwC Italia, il 9 gennaio alle ore 10.30 è in programma l'incontro online IFRS Update 2024 - Hot Topics. La partecipazione è gratuita, previa registrazione al seguente link.Oggetto del workshop sarà una disamina delle tematiche contabili maggiormente significative in vista della preparazione dei bilanci 2024, tenendo conto delle novità in materia di principi contabili internazionali e delle raccomandazioni espresse dai principali regulator.In particolare, nel corso del workshop saranno esaminate le indicazioni più significative emerse dalle priorità pubblicate da ESMA nello Statement - European common enforcement priorities for 2024 corporate reporting con un approfondimento sulle principali tematiche relative all’implementazione dei nuovi requirements IFRS applicabili nell’anno 2024 e agli impatti attuali e potenziali sull’informativa finanziaria dei rischi legati al cambiamento climatico oltre alle priorità relative al reporting di sostenibilità.Verranno inoltre trattate “in pillole” le principali novità in ambito internazionale: IFRS 18 e IFRS 19. Il seminario sarà guidato da Francesco Ronco, Partner PwC Italia - Responsabile Technical & Methodology, con l'intervento di diversi relatori del Technical Accounting di PwC Italia.L'incontro precede il Roadshow di Bilancio 2025, il tradizionale appuntamento organizzato da PwC in collaborazione con ANDAF, un momento di confronto sulle principali novità, problematiche implementative e risvolti applicativi nella redazione del bilancio, nonché sulle implicazioni fiscali. Per maggiori informazioni, visitare la pagina dedicata.
Roadshow Bilancio 2025: Informativa, Sostenibilità, AI: le principali sfide nell’attuale contesto economico-finanziario
PwC Italia, in collaborazione con ANDAF, rinnova l’appuntamento annuale del Roadshow di Bilancio, un momento di confronto sulle principali novità, problematiche implementative e risvolti applicativi nella redazione del bilancio, nonché sulle implicazioni fiscali.Il giorno 16 gennaio 2025 si terrà presso la Torre PwC, a Milano, l'evento di apertura 'Informativa, Sostenibilità, AI: le principali sfide nell’attuale contesto economico-finanziario'. Partendo dall'attuale contesto economico, insieme ai nostri esperti e ad autorevoli operatori del settore, indirizzeremo lo sguardo sull’evoluzione dell’informativa finanziaria, sulle principali sfide di prima applicazione dell'informativa di sostenibilità e sulla connessione tra informativa finanziaria e non finanziaria, nonché sulle principali novità fiscali e sulle opportunità legate all'Artificial Intelligence. L’evento è strettamente su invito e riservato a un numero limitato di persone, fino ad esaurimento posti. E' necessaria la registrazione al seguente link.
Roadshow Bilancio 2025
PwC, con il supporto di ANDAF, rinnova l’appuntamento annuale del Roadshow di Bilancio, un momento di confronto sulle principali novità, problematiche implementative e risvolti applicativi nella redazione del bilancio, nonché sulle implicazioni fiscali.L’edizione 2025 prevede 2 eventi:il primo appuntamento, 'Informativa, Sostenibilità, AI: le principali sfide nell’attuale contesto economico-finanziario', solo su invito, si terrà il 16 gennaio alle ore 16.00 e indirizzerà lo sguardo sull’evoluzione dell’informativa finanziaria, sulle principali sfide di prima applicazione dell'informativa di sostenibilità e sulla connessione tra informativa finanziaria e non finanziaria, nonché sulle principali novità fiscali e sulle opportunità legate all'Artificial Intelligence.Per ulteriori informazioni, visitare la pagina dedicata.Il secondo appuntamento, che si terrà nei mesi di febbraio e marzo 2025, prevede un ciclo di incontri sul territorio per stare accanto ai nostri clienti, un'occasione per affrontare tematiche utili alla professione e avviare una discussione insieme ai nostri esperti su novità di bilancio OIC e fiscali. Di seguito le tappe ad oggi previste:03.02.2025 | Firenze04.02.2025 | Bologna04.02.2025 | Padova12.02.2025 | Bergamo13.02.2025 | Cuneo13.02.2025 | Roma18.02.2025 | Torino20.02.2025 | Genova20.02.2025 | Monza e Brianza26.02.2025 | Bari27.02.2025 | Chieti05.03.2025 | Napoli06.03.2025 | NovaraNell'ambito delle iniziative promosse da PwC Italia, è in programma per il giorno 9 gennaio 2025 l'incontro online IFRS Update 2024 - Hot Topics focalizzato sui principi IFRS e sulle tematiche principali e i focus per la redazione dei bilanci 2024. Per maggiori informazioni, visitare la pagina dedicata.
